Diese Success-Story beschreibt sehr anschaulich, wie unser Kunde Party Rent durch die Automatisierung von Prozessen mit Jet Analytics und Power BI Kosten und Zeit einspart und zudem der gesamte Betrieb neue Motivation erfährt.
Die Party Rent Group mit Hauptsitz in Deutschland ist ein europaweit tätiger Eventausstatter, der in neun Ländern mit 24 Niederlassungen und rund 950 Mitarbeitern vertreten ist. Als Full-Service-Veranstaltungs-Koordinator und -Verleiher richtet die Party Rent Group in ganz Europa eine Vielzahl von Veranstaltungen unterschiedlicher Größe und Komplexität aus, von kleineren Empfängen bis hin zu großen Fachmessen.
Rückblick auf die Wachstumsphase: Aufwändiges „Copy and Paste“
Die Party Rent Group war in den 2000er und 2010er Jahren sehr erfolgreich und wuchs stark. Im Laufe der Zeit konnte das Wachstum der steigenden Kundennachfrage nicht mehr gerecht werden. Die Ursache war insbesondere darin zu finden, dass die ERP-Software (Enterprise Resource Planning) nicht für die Berichterstattung eines Mietgeschäftsmodells geeignet war. Damit das ERP-System funktionierte, mussten die Mitarbeiter in einem mühsamen manuellen Prozess Berichte kopieren und einfügen. Dies war zeitaufwändig und fehleranfällig.
Frank Rabe, Logistikleiter am Berliner Standort der Party Rent Group, bringt es auf den Punkt: “Es war ein sehr mühsames Copy und Paste.” Dieses Kopieren und Einfügen erstreckte sich über das gesamte Unternehmen, vom Management-Reporting und der Finanzanalyse bis hin zu den täglichen Abläufen im Lager und der Auftragsabwicklung. “Wir hatten ein großes ERP-System, aber es lieferte nicht die Daten, die wir benötigten. Wir mussten alles manuell kopieren. Wir hatten nur ein paar Leute und eine riesige Menge an Papierkram”, so Rabe.
Die Erstellung der monatlichen Finanzberichte für das Führungsteam war eine umfangreiche und zeitintensive Aufgabe. Das Unternehmen hatte damals einen sehr erfahrenen Controller, der jeden Monat eine Woche damit beschäftigt war, Finanzberichte durch Kopieren und Einfügen von Daten in Tabellenkalkulationen zu erstellen. Es war eine Verschwendung, die Fähigkeiten und die Erfahrung dieses Mitarbeiters für diese Aufgabe zu nutzen. Schließlich verließ der Controller das Unternehmen aus Frustration.
Die Lösung: Automatisierung mit Jet Analytics und Power BI
Der Betrieb steckte in einem Kreislauf manueller, papierbasierter Prozesse, die mit dem Auftragsvolumen nicht Schritt halten konnten. Es gab Zeiten, in denen die Arbeit in den Lagern zum Stillstand kam, weil die Bestandslisten auf Papier nicht schnell genug erstellt werden konnten.
Zu diesem Zeitpunkt setzte sich die Party Rent Group mit der datenkultur GmbH in Verbindung, um die Papierflut zu reduzieren und die Prozesse zu modernisieren. Andreas Koblischke, Geschäftsführer von datenkultur, leitete den Prozess der Integration von Daten aus dem ERP in das Jet Analytics-Datenmodell. Es gab jedoch ein Problem: Das ERP-System war auf Niederländisch und jede Tabelle im ERP-System konnte nur maximal acht Zeichen enthalten. Im Grunde genommen war das ERP-System eine riesige Anwendung, die komplexe Abkürzungen in einer Fremdsprache verwendete.
datenkultur übernahm die Aufgabe, jede Tabelle Zeile für Zeile zu übersetzen und entwickelte gleichzeitig individuelle Power BI-Dashboards auf der Basis des Data Warehouse von Jet Analytics. Die Ergebnisse der Implementierung waren überwältigend. “Es war das erste Mal, dass sie ihre Daten in der perfekten Form erhielten. Das war vorher nicht möglich”, so Koblischke. Und weiter: “Es wurden keine neuen Mitarbeiter eingestellt, sondern das vorhandene Personal auf völlig andere Weise eingesetzt. Das war viel effizienter, hat viel Geld und Zeit gespart und eine Menge Probleme gelöst”.
Insgesamt konnte die Party Rent Group allein am Standort Berlin durch die Einführung von Jet Analytics und Power BI Einsparungen von mehr als 200.000 Euro pro Jahr erzielen. Durch die Automatisierung manueller Prozesse und die Abschaffung der physischen Papierarbeit entfiel die Notwendigkeit, Überstunden einzuplanen und externe Auftragnehmer für die Erledigung der Kopier- und Einfügearbeiten einzustellen.
Die positiven Veränderungen machten sich im gesamten Unternehmen bemerkbar. Die Mitarbeiter fanden neue Motivation, weil sie den alten manuellen Prozess nicht mochten und nun moderne Hilfsmittel wie iPads während ihres Arbeitstages nutzen konnten. Im Lager, so Rabe, “haben die Daten eine Menge Probleme gelöst, die Kommunikation verbessert und die Copy/Paste-Fehler eliminiert.”
Auch der Zeitpunkt der Integration erwies sich als sehr günstig. Da die Umstellung vor der Pandemie abgeschlossen wurde, konnte das Managementteam aus der Ferne arbeiten, während ein kleines Team von Mitarbeitern im Lager den Betrieb aufrechterhielt. Ohne die Umstellung auf die Automatisierung wäre dies nicht möglich gewesen, und mit dem alten System hätte das Unternehmen den Betrieb komplett einstellen müssen.
Der Erfolg wird gefeiert
Die Party Rent Group konnte dank der Automatisierung ihre betrieblichen Abläufe optimieren, neue Klarheit im Management-Reporting schaffen und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.
- Kosteneinsparungen. Mehr als 200.000 € pro Jahr an Beraterhonoraren und Überstunden der Mitarbeiter.
- Zeitersparnis. Die Erstellung von Berichten wurde von einer wochenlangen Aufgabe auf eine sofortige, bedarfsgerechte Ausführung reduziert.
- Verbesserte Managementberichte bieten einen neuen Einblick in die Unternehmensleistung.
- Automatisierte Betriebsberichte sorgten für die Aufrechterhaltung des täglichen Lagerbetriebs während der Covid-Krise.
“Kosteneinsparungen, zeitnahe Projekte und ein besser funktionierendes Team – alles dank Jet Analytics und Power BI.”
Frank Rabe, Leiter Logistik
